Total pages: 16


========== PAGE 1 ==========

INSB Class MIS — Αναλυτική Ροή Οθονών
INSB Class MIS
Αναλυτική Ροή Οθονών
Cases & Assignments — Step by Step
Έκδοση 1.0 — Μάιος 2026
Σελίδα 1


========== PAGE 2 ==========

INSB Class MIS — Αναλυτική Ροή Οθονών
ΜΕΡΟΣ Α: Cases (Υποθέσεις)
Α1. Οθόνη: Cases List (Λίστα Υποθέσεων)
Πρόσβαση: Sidebar → Cases → List of Cases
Ρόλος: SIS Coordinator, Offshore Coordinator, TEEP Coordinator, PA Engineer, Marine Mgmt
Τι βλέπει ο χρήστης
Πίνακας με όλες τις υποθέσεις του τμήματός του. Κάθε γραμμή δείχνει:
Στήλη Περιγραφή Παράδειγμα
Case ID Αυτόματος κωδικός (prefix τμήματος + αριθμός) SSCD-0006
Vessel Όνομα πλοίου MARIA1
Applicant Ποιος ζήτησε την επιθεώρηση INSB Bulgaria
Type Badges με τύπους surveys (count) Class Surveys (2), Statutory (3)
Description Ελεύθερο κείμενο σημειώσεων Annual surveys renewal
Status Κατάσταση case Application received / In progress
Progress Λεπτή μπάρα (assigned/total services) 3/5 assigned
Last Update Ημερομηνία τελευταίας αλλαγής 2026-03-20
Actions Τρεις τελείες (menu: View, Edit, Delete) ⋮
Βήμα-βήμα ενέργειες
1. Ο χρήστης φιλτράρει: Status, Vessel name, Date range, Survey type
2. Sorting: κλικ στην κεφαλίδα στήλης (Case ID, Date, Status)
3. Κλικ σε γραμμή → ανοίγει Case Detail
4. Κλικ "+Add New Case" → ανοίγει φόρμα δημιουργίας (βλ. Α2)
💡
Η progress bar δείχνει πόσα services έχουν ανατεθεί vs σύνολο. Αν 0/5, σημαίνει πως δεν υπάρχει
assignment ακόμα.
Σελίδα 2


========== PAGE 3 ==========

INSB Class MIS — Αναλυτική Ροή Οθονών
Α2. Οθόνη: Add New Case (Δημιουργία Υπόθεσης)
Πρόσβαση: Cases List → "+Add New Case" button, ή Dashboard → Quick Action
Ρόλος: SIS/Offshore/TEEP/Marine Mgmt Coordinator
Βήμα-βήμα ροή
1. Ο χρήστης επιλέγει ΠΛΟΙΟ από searchable dropdown (πληκτρολογεί όνομα ή IMO)
→ Αυτόματα γεμίζουν: IMO, Flag, Type, GT, Owner, Manager, INSB Office
2. Επιλέγει APPLICANT (ποιος ζήτησε) — dropdown ή "+Add New Applicant"
3. Προαιρετικά: Description (ελεύθερο κείμενο)
4. ΕΠΙΛΟΓΗ SERVICES — Accordions ανά κατηγορία:
SIS: Class Surveys | Statutory Surveys | ISM/ISPS Audits | MLC Inspections | Dry Dock |
Other
TEEP: Φορτηγά | Επιβατηγά | Μικρά σκάφη | Pollution | Load Line | Special | Specialized |
Management
PA: Stability & Strength | Safety & Fire | Machinery | Cargo | Environmental | Operational |
Other
Κάθε accordion δείχνει counter "X selected". Ο χρήστης τσεκάρει τα services που χρειάζεται.
5. Κλικ "Create Case" → Δημιουργείται το case με status "Application received"
6. Σύστημα ανακατευθύνει στο Case Detail (βλ. Α3)
💡
Αν ο χρήστης ήρθε από Book Survey request (Inbox), τα πεδία vessel, survey types, port, applicant
είναι ήδη pre-filled.
💡
Στο TEEP, η δημιουργία case ανοίγει και φόρμα F-4517-1-TEEP.
Σελίδα 3


========== PAGE 4 ==========

INSB Class MIS — Αναλυτική Ροή Οθονών
Α3. Οθόνη: Case Detail (Λεπτομέρειες Υπόθεσης)
Πρόσβαση: Cases List → κλικ σε case row
Layout
Header: Case ID (μεγάλα), Vessel name, Status badge, Created date
Κάρτα πλοίου: IMO, Flag, Type, GT, Owner, Manager (read-only, σύνδεση με vessel registry)
Κάρτα αιτούντος: Applicant name, office, contact
Services summary: Λίστα επιλεγμένων services με badges
Assignments section: Πίνακας assignments αυτού του case
Assignments πίνακας μέσα στο Case
Στήλη Περιγραφή
Assignment ID Αυτόματος (π.χ. #039)
Services Ποια services περιλαμβάνει αυτό το assignment
Lead Surveyor Ανατεθειμένος επιθεωρητής
Current Step Σε ποιο step βρίσκεται (1-7 ή 1-6 για TEEP)
Status Active / Completed
Actions View Assignment
Βήμα-βήμα ενέργειες
1. Ο χρήστης βλέπει τα υπάρχοντα assignments και τα unassigned services
2. Κλικ "Create Assignment" → επιλέγει ποια services να βάλει σε αυτό το assignment
→ Μπορεί να φτιάξει πολλά assignments (π.χ. ξεχωριστό ανά surveyor ή port)
3. Progress bar ενημερώνεται: "3/5 assigned"
4. Κλικ "View Assignment" → ανοίγει Assignment Detail (βλ. Β1)
💡
Ένα case μπορεί να έχει 1 ή πολλαπλά assignments. Κάθε service ανήκει σε ακριβώς ένα
assignment.
Σελίδα 4


========== PAGE 5 ==========

INSB Class MIS — Αναλυτική Ροή Οθονών
ΜΕΡΟΣ Β: Assignments (Αναθέσεις)
Β1. Οθόνη: Assignments List
Πρόσβαση: Sidebar → Surveys Assignments
Στήλη Περιγραφή
Assignment ID #039, #041, κλπ.
Case ID SSCD-0006, κλπ.
Vessel Όνομα πλοίου
Services Survey types σε αυτό το assignment
Lead Surveyor Ανατεθειμένος επιθεωρητής
Current Step Badge: Step 1-7 (ή 1-6 TEEP)
Status Active / Completed
Last Update Ημερομηνία
Φίλτρα: My Activity, Vessel, Step, Status, Surveyor, Date range.
Σελίδα 5


========== PAGE 6 ==========

INSB Class MIS — Αναλυτική Ροή Οθονών
Β2. Οθόνη: Assignment Detail (Step Tracker)
Πρόσβαση: Assignments List → κλικ σε assignment row
Αυτή είναι η ΚΕΝΤΡΙΚΗ οθόνη εργασίας. Δείχνει τον step tracker και τα περιεχόμενα κάθε
step.
Layout
Header: Assignment ID, Case ID, Vessel, Lead Surveyor
Step Tracker: Κύκλοι αριθμημένοι ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ (ή ① - ⑥ για TEEP)
Κάθε κύκλος: γκρι (pending) / μπλε (current) / πράσινο (completed)
Κάτω: Περιεχόμενο του ΤΡΕΧΟΝΤΟΣ step (ή οποιουδήποτε κλικαριστεί)
💡
Όλα τα steps είναι ορατά (viewable) — ο χρήστης μπορεί να κλικάρει οποιοδήποτε step. Αλλά μόνο τα
completed ή current είναι editable.
Σελίδα 6


========== PAGE 7 ==========

INSB Class MIS — Αναλυτική Ροή Οθονών
ΜΕΡΟΣ Γ: Αναλυτική Ροή Κάθε Step (SIS)
1 Create Instructions SIS Department
Σκοπός: Ο SIS Coordinator δημιουργεί τεχνικές οδηγίες για τον surveyor.
Τι βλέπει ο χρήστης
Καρτέλα "Technical Survey Instructions" με τα εξής πεδία:
1. Lead Surveyor: Searchable dropdown (από Surveyors Directory). Δείχνει authorization level,
country, last monitoring. Αν ο surveyor δεν έχει εξουσιοδότηση → κίτρινο warning.
2. Place of Audit: Ελεύθερο κείμενο (π.χ. "Varna, Bulgaria")
3. Tentative Date: Date picker
4. Ανά survey type (λίστα αυτού του assignment):
• Guidance (auto-filled από pre-arrangements, editable)
• Important Notes (auto-filled, editable)
• Reports (auto-filled, editable)
• Μπλε badge: "Auto-filled from pre-arrangements" (εξαφανίζεται αν ο χρήστης αλλάξει)
• Link: "Restore default" (επαναφέρει τα pre-arrangements)
5. Flag Notification section: Reference field + notes
6. Button: "📋 Fill F-4517-1" → ανοίγει modal με Notification of Requested Services φόρμα
Ροή ενεργειών
1. Χρήστης επιλέγει surveyor → σύστημα ελέγχει authorization
2. Βάζει τόπο και ημερομηνία
3. Ελέγχει/τροποποιεί τα pre-filled πεδία ανά survey type
4. Συμπληρώνει F-4517-1 (modal form) → Sign → Forward
5. Κλικ "Save Instructions" → Step 1 ✅ Complete
6. Step 2 γίνεται active (μπλε)
💡
Στο TEEP: Αντί F-4517-1 υπάρχουν 3 sub-actions (ΝΑΕ, Ενημέρωση Αρχής, Ανάθεση Ελέγχου).
Σελίδα 7


========== PAGE 8 ==========

INSB Class MIS — Αναλυτική Ροή Οθονών
2 Receive SR / Certificates SIS Department
Σκοπός: Ο surveyor επιστρέφει τις εκθέσεις και πιστοποιητικά. Ο SIS Coordinator τα
παραλαμβάνει.
Τι βλέπει ο χρήστης
Λίστα checkboxes — ένα ανά αναμενόμενο report/certificate:
☐ Hull - Annual Survey Report received
☐ Safety Equipment - Annual Survey Report received
☐ Short-term certificates received
☐ Supporting documents received
☐ Amendments section: αν κάτι λείπει ή χρειάζεται διόρθωση
Ροή ενεργειών
1. Χρήστης τσεκάρει τα reports καθώς φτάνουν (email / courier / upload)
2. Αν λείπει κάτι → κλικ "Request Amendment" → message history ανοίγεται
3. Όταν ΟΛΑ τα reports τσεκαριστούν → κλικ "Complete Step 2"
4. Σύστημα στέλνει τα reports στο SAS (Step 3 queue)
💡
Η φόρμα F-4517-2 (Notification of completion of surveys) μπορεί να γεμιστεί εδώ.
Σελίδα 8


========== PAGE 9 ==========

INSB Class MIS — Αναλυτική Ροή Οθονών
3 Receive Reports (Admin Check) SAS Department
Σκοπός: Ο SAS Coordinator κάνει administrative checklist. Δεν αξιολογεί τεχνικά — μόνο
ελέγχει πληρότητα.
Τι βλέπει ο χρήστης (SAS)
Στο SAS Department → Step 3 Queue: βλέπει items από SIS, Offshore, Marine Mgmt.
Κλικ σε item → ανοίγει Step 3 content:
1. 📋 F-4517-16 (SAS Checklist):
☐ Survey reports complete and legible
☐ Report references match instructions
☐ All requested supporting docs attached
☐ Surveyor credentials verified
☐ No obvious administrative errors
2. 📋 F-4517-6 (Submission to STES) — γεμίζει references, ημερομηνία
3. 📋 F-4517-5 (Cover Letter) — αν υπάρχει PA component
Ροή ενεργειών
1. SAS Coordinator ανοίγει item από Step 3 Queue
2. Γεμίζει F-4517-16 checklist (τσεκάρει items)
3. Sign F-4517-16
4. Γεμίζει F-4517-6 (Submission to STES)
5. Sign F-4517-6 → Reports εμφανίζονται στο STES Step 4 Queue
6. Step 3 ✅ Complete
💡
Cross-division: SAS βλέπει items από ΟΛΕΣ τις survey divisions (SIS + Offshore + Marine Mgmt). Το
TEEP ΔΕΝ στέλνει στο SAS.
Σελίδα 9


========== PAGE 10 ==========

INSB Class MIS — Αναλυτική Ροή Οθονών
4 Evaluation of Reports STES Department
Σκοπός: Ο STES Evaluator αξιολογεί ΤΕΧΝΙΚΑ τις εκθέσεις. Per-report evaluation.
Τι βλέπει ο χρήστης (STES)
Στο STES Department → Evaluation Queue (Step 4)
Κλικ σε item → Step 4 content:
1. 📋 F-4517-10 (Evaluation Form) — ΠΟΛΥΣΕΛΙΔΗ φόρμα:
Σελίδα ανά report. Κάθε σελίδα:
• Report reference
• Evaluation status: Satisfactory / With remarks / Rejected
• Remarks / Recommendations
• Αν "With remarks" → Recommendation auto-created (REC-2026-xxxx)
2. 📋 F-4517-20 (Control of Service Suppliers)
Rating: Report quality, Timeliness, Adherence to instructions (1-5)
Ροή ενεργειών
1. STES Evaluator ανοίγει item → βλέπει τα reports
2. Αξιολογεί ΚΑΘΕ report ξεχωριστά (Satisfactory / Remarks / Rejected)
3. Αν rejected → Amendment request πίσω στον surveyor/SIS
4. Γεμίζει F-4517-20 (supplier rating)
5. Sign F-4517-10 + Sign F-4517-20
6. Step 4 ✅ Complete → μετακινείται στο Step 5 Queue
Σελίδα 10


========== PAGE 11 ==========

INSB Class MIS — Αναλυτική Ροή Οθονών
5 Surveyor Evaluation STES Department
Σκοπός: Αξιολόγηση του ΕΠΙΘΕΩΡΗΤΗ (όχι των reports). Ενημερώνει τον φάκελο του
surveyor.
Τι βλέπει ο χρήστης
1. 📋 F-4517-11 (Surveyor Evaluation Form):
• Report completeness: ★★★★☆
• Technical accuracy: ★★★★☆
• Adherence to instructions: ★★★★★
• Timeliness: ★★★★★
• Overall: 4.5/5
• Comments: ελεύθερο κείμενο
Ροή ενεργειών
1. Evaluator βαθμολογεί τον surveyor σε 4 κατηγορίες
2. Γράφει σχόλια
3. Sign F-4517-11
4. Evaluation αποθηκεύεται ΚΑΙ στον φάκελο του surveyor (Surveyors Directory → Tab 5)
5. Step 5 ✅ Complete → Assignment γυρνάει στο SIS για Step 6
💡
Μπορεί να γίνει από Division Head αντί STES Evaluator, ανάλογα τα permissions.
Σελίδα 11


========== PAGE 12 ==========

INSB Class MIS — Αναλυτική Ροή Οθονών
6 Issue Full Term Certificates SIS Department
Σκοπός: Ο SIS Coordinator εκδίδει τα τελικά πιστοποιητικά. Χρειάζεται υπογραφή TD.
Τι βλέπει ο χρήστης
1. 📋 F-4517-14 (Issuance Instructions):
• Λίστα πιστοποιητικών προς έκδοση (type: Full Term / Short Term)
• Cert number, issue date, expiry date ανά πιστοποιητικό
2. 📋 F-4517-9 (Short-term cert instructions) — αν applicable
3. ☐ Outstandings section: αν υπάρχουν εκκρεμότητες
4. Κουμπί: "Forward to Technical Director"
Ροή ενεργειών
1. SIS Coordinator γεμίζει F-4517-14 (cert details)
2. Sign F-4517-14
3. Κλικ "Forward to Technical Director" → εμφανίζεται στο TD Pending Signatures queue
4. ΑΝΑΜΟΝΗ: ο TD ελέγχει και κάνει Approve ή Return
• Approve → πιστοποιητικά εκδίδονται, ειδοποίηση στον SIS Coordinator
• Return → σχόλιο TD, γυρνάει στον SIS Coordinator για διόρθωση
5. Μετά το Approve: ☐ "Certificates issued" checkbox
6. Step 6 ✅ Complete → μετακίνηση στο Step 7
💡
Ο TD βλέπει ΜΟΝΟ Pending Signatures queue. Δεν μπαίνει σε cases.
Σελίδα 12


========== PAGE 13 ==========

INSB Class MIS — Αναλυτική Ροή Οθονών
7 Update Survey Status SIS Department
Σκοπός: Ενημέρωση του Survey Status του πλοίου. Το τελικό output του workflow.
Τι βλέπει ο χρήστης
1. Κουμπί: "Open Survey Status" → ανοίγει full Survey Status view (6 tabs)
2. 📋 F-4517-12 (Survey Status Form) — φόρμα ενημέρωσης
3. ☐ "Survey Status forwarded to shipowners"
Ροή ενεργειών
1. SIS Coordinator κλικ "Open Survey Status" → ανοίγει view για αυτό το πλοίο
2. Κλικ "Edit Survey Status" → toggle σε edit mode
3. Tab Certificates: εισάγει νέους αριθμούς πιστοποιητικών, ημερομηνίες
4. Tab Surveys: εισάγει "Last" dates για completed surveys → σύστημα auto-υπολογίζει next
due dates
5. Tab Recommendations: αν υπάρχουν recommendations από Step 4 → εμφανίζονται
αυτόματα
6. Tab Memoranda: προσθέτει νέα memoranda αν χρειάζεται
7. Κλικ "Save" → αποθηκεύεται νέο versioned snapshot
8. Τσεκάρει "Survey Status forwarded to shipowners"
9. Step 7 ✅ Complete → Case status = "Completed" 🎉
💡
Η Export PDF button δημιουργεί PDF ίδιο με το MyFleetOnline report (9 σελίδες). Στο prototype:
placeholder.
Σελίδα 13


========== PAGE 14 ==========

INSB Class MIS — Αναλυτική Ροή Οθονών
ΜΕΡΟΣ Δ: TEEP Steps (Ελληνική Σημαία)
Παρόμοια ροή αλλά 6 βήματα αντί 7, χωρίς SAS/STES, με δικές τις φόρμες.
1 Create Instructions (3 sub-actions) TEEP Department
Sub-action A: ΝΑΕ
1. Χρήστης κλικ "Fill ΝΑΕ Form" → modal με 8 sections
2. Sections 1-2 auto-fill από πλοίο/ιδιοκτήτη
3. Section 3: Επιλέγει surveys + surveyor (φιλτραρισμένο από Authorization Matrix)
4. Section 4: Πιστοποιητικά προς έκδοση
5. Sections 5-8: Reports, supporting docs, attention areas, additional instructions
6. 3 υπογραφές: ΑΠ Responsible, ΝΑΕ Responsible, Approval (Τομεάρχης)
Sub-action B: Ενημέρωση Αρχής
1. Χρήστης κλικ "Fill ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΑΡΧΗΣ" → modal
2. Auto-fill vessel data, survey type, surveyors
3. Ειδικές οδηγίες + Ελληνική νομοθεσία (editable)
4. Sign → αυτόματο email στο Υπουργείο Ναυτιλίας
Sub-action C: Ανάθεση Ελέγχου
1. Απλή φόρμα: ποιος TEEP user θα ελέγξει τα reports
Steps 2-6 TEEP: Ίδια λογική με SIS Steps 2-7 αλλά με φόρμες σειράς 1215225-GR/F/ και
χωρίς SAS/STES routing.
Σελίδα 14


========== PAGE 15 ==========

INSB Class MIS — Αναλυτική Ροή Οθονών
ΜΕΡΟΣ Ε: PA Steps (Plan Appraisal)
PA1 Case Elaboration PA Department
1. Ο PA Engineer βλέπει κάρτα ανά approval type (π.χ. "Water Ballast Management Plan")
2. Κάθε κάρτα έχει κουμπί checklist (π.χ. "📋 BWMP Study Checklist")
3. Κλικ → modal checklist ανοίγεται με items specific σε αυτό τον τύπο
4. Τσεκάρει items, γράφει notes, αποθηκεύει → badge "6/8 items done"
5. Outstandings: αν λείπουν docs → "Add Amendment Request" → message history
6. Όταν ΟΛΟΙ οι checklists = complete → PA1 ✅
PA2 Issue Approval Document PA Department
1. PA Engineer γεμίζει approval document details
2. Approval vs Acceptance toggle (σημαντικό! Approval = INSB ελέγχει. Acceptance = άλλος
class society, INSB δέχεται)
3. Sign → Forward to TD → TD Approve/Return
PA3 Completion PA Department
1. F-4517-SR (Completion notification)
2. Ενημέρωση applicant
PA4 Update Records PA Department
1. Αρχειοθέτηση
2. Κλείσιμο case → Completed
Σελίδα 15


========== PAGE 16 ==========

INSB Class MIS — Αναλυτική Ροή Οθονών
ΜΕΡΟΣ ΣΤ: Universal Form Actions
Σε ΚΑΘΕ φόρμα υπάρχουν 3 κοινές ενέργειες:
Ενέργεια Icon Τι κάνει Πότε εμφανίζεται
Sign ✍ Ηλεκτρονική υπογραφή (BYTE API). Όταν η φόρμα είναι
Καταγράφει: ποιος, πότε, τι. συμπληρωμένη
Forward ➡ Στέλνει τη φόρμα στον επόμενο (TD, STES, Μετά το Sign
κλπ.)
Recall ↩ Ανακαλεί φόρμα που στάλθηκε λάθος. Μόνο Μετά το Forward, πριν
αν δεν έχει υπογραφεί ο παραλήπτης. counter-sign
Amendments / Outstandings (σε όλα τα Steps)
Κάθε step έχει section "Outstandings" ή "Amendments":
1. "Add Amendment Request" → reference number + description + timestamp
2. Αποστολή στον surveyor / applicant / office
3. Response: χρήστης τσεκάρει "Resolved" ή κάνει νέο amendment
4. History: πλήρες ιστορικό messages per amendment
TD Pending Signatures Queue
Ο Technical Director βλέπει ΜΟΝΟ αυτή την οθόνη:
Στήλη Περιγραφή
Item Certificate / Form / Approval Document
Type Certificate / Form / Approval
Case Case ID
Vessel Vessel name
Forwarded By Ποιος τα έστειλε
Date Πότε έφτασαν
Actions View → Approve ✅ / Return ❌ (with comment)
Σελίδα 16